Als Schulleiter sind längere freie Zeitblöcke an meinem Schreibtisch rar gesät. Diese ergeben sich meist als Lücken zwischen Terminen wie Gesprächen, Konferenzen und Unterrichtsstunden. Für mich ist es entscheidend, diese kostbaren Zeiten für konzentriertes Arbeiten optimal zu nutzen. Dies beginnt damit, dass ich zu Beginn eines solchen Time-Slots genau festlege, an welchen Aufgaben ich arbeiten möchte, um mich nicht in Kleinaufgaben zu verlieren.

Obwohl OmniFocus mir hilft, meine Aufgaben im Blick zu behalten, fehlte mir bisher die Möglichkeit, spezifische Zeiten für Aufgaben festzulegen. Daher habe ich lange nach einer Lösung gesucht, um meine Wochenplanung detaillierter zu gestalten und solche Time-Slots effektiv zu planen.

Hier kommt NotePlan ins Spiel. Diese Software ermöglicht es mir, meine Aufgaben eng mit meinem Kalender und den darin enthaltenen Terminen zu verknüpfen. Die Hauptfunktion besteht darin, dass ich für jeden Tag eine Notiz anlegen kann. In dieser Notiz trage ich die Aufgaben für den jeweiligen Tag ein und ordne sie dann einfach im dargestellten Zeitfenster meines Kalenders an. So kann ich festlegen, wann ich diese Aufgaben oder Projekte an diesem Tag angehen möchte.

Auf diese Weise kann ich die freien Zeitblöcke zwischen den Terminen gezielt mit Inhalten füllen und mir klare Ziele setzen. Dabei beschränke ich mich auf Überschriften und Projekttitel, da die detaillierten Aufgaben bereits in OmniFocus verzeichnet sind und nicht erneut eingetragen werden müssen.

Diese Planung führe ich jeden Freitag durch, um die Arbeitsphasen für die nächste Woche vorzubereiten. Zu Beginn jedes Tages öffne ich dann NotePlan und sehe direkt, welche Aufgaben anstehen. Ich konzentriere mich darauf, diese Aufgaben zu erledigen, ohne mich ablenken zu lassen (meistens).

Ein Nachteil der Software ist jedoch, dass sie nur im Abonnement verfügbar ist. Daher habe ich bereits nach Alternativen gesucht, jedoch bisher keine geeignete gefunden. Derzeit bin ich jedoch der Meinung, dass sich das Abonnement für mich lohnt.

Link zur App: https://noteplan.co/

Bild von Stadnik auf Pixabay (Danke!!!)