Seit über 10 Jahren arbeite ich bis zu 90% papierfrei. Möglich wird dies durch viele gute Programme, die mir helfen, meine Arbeit zu strukturieren, Daten und Information zu organisieren und zu teilen.  Die wichtigsten Programme sind:

• Things für mein Aufgabenmanagement 
• DEVONThink für die Verwaltung der Dokumente

Darüber hinaus nutze ich viele weitere Programme, teilweise lokal auf dem Rechner oder auch in der Cloud. So nutzen wir in unserem Kollegium die NextCloud und natürlich unser Wiki. Aufgaben, Informationen, Texte und andere Ressourcen sind somit etwas verstreut auf meiner Festplatte, in den Programmen und in der Cloud. Eigentlich bräuchte ich jedoch alles an einem Ort und alles schnell erreichbar. 

Meine eigentlich Anforderung

Meine tägliche Arbeit als Schulleiter mit unterschiedlichsten Arbeitsbereichen ist häufig, zum Glück nicht immer, geprägt von schnellen Themenwechseln. Nach Möglichkeit arbeite ich natürlich längerfristig und konzentriert an meinen Aufgaben. Phasenweise sind jedoch schnelle Themen und Aufgabenwechsel angesagt. Zum Beispiel, wenn ich angerufen werde und zum Thema XYZ etwas sagen soll oder eine Kollegin in mein Büro kommt und zu einem ganz anderen Thema ein paar Fragen hat. Dann sind die passenden Informationen am besten schnell zur Hand, die Fragen rasch geklärt und weiter geht es mit der Aufgabe, deren Bearbeitung ich mir für den Tag vorgenommen habe. Alles schnell beisammenzuhaben, das ist meine Zielsetzung. Eine höhere Arbeitszufriedenheit und längere konzentrierte Arbeitsphasen erhoffe ich mir davon.  Daher bin ich gerade sehr froh über die folgende Lösung, die ich für mich gefunden habe. 

Digitale Pinnwände 

Alle Informationen packe ich auf digitale Pinnwände. Es entsteht so ein zentraler Anlaufpunkt für mich, von dem ich auf alle Informationen zugreifen kann. Dafür nutze ich die Software Curio und Möglichkeit des MacOS Inhalte miteinander zu verlinken. 

Curio macht es möglich

Was Curio genau ist und kann, ist erst einmal schwierig zu beschreiben, weil es unglaublich viele Funktionen hat. Ich hoffe, dass ich mit der folgenden Beschreibung der Software nicht Unrecht tue. Vereinfacht gesagt ist es eine Art Whiteboard, in der ich viele unterschiedliche Elemente einsetzen kann. Nur beispielhaft genannt seien die folgenden: Bilder, Dokumente, Tabelle, Mindmaps, Formen, Galerien und noch viel viel mehr. Besonders gut gefallen mir die sogenannten Stacks. Schon formatierte Informationsboxen.  Wie zuvor erwähnt, die App kann noch viel mehr, ich nutze aber nur einen geringen Teil davon und verweise sehr gerne auf die Homepage des Herstellers.  Für meinen Fall ist dies eine optimale „Arbeitsfläche“, in der ich die Links meiner weit verstreuten Ressourcen ablegen kann und somit auf einem Blick und Klick alles verfügbar habe. 

Verlinkung als Grundlage der Lösung

Zum Glück bieten viele Programme die Möglichkeit an, den Link von Inhalten zu kopieren. Damit kann man von beliebigen anderen Programmen darauf zugreifen. Dies ist beispielsweise in Things möglich. Jede Aufgabe hat einen eigenen Link und diesen kann ich in andere Dokument einfügen. Auch DEVONThink ermöglich dies. Schon lange kopiere ich Links zu Dokumenten und füge diese zu den Terminen hinzu, in deren Rahmen ich die Ressourcen benötige. So habe ich alles Notwendige schnell beisammen. Auf meine Pinnwände sammele ich den Link zu den wichtigsten Ressourcen eines Projektes oder eines Vorhabens. Dazu gehören die folgenden. 

Aufgaben

Link zu dem passenden Projekt in Things. Mit einem Klick bin ich also bei der Übersicht, was ich für das entsprechende Projekt noch machen muss. 

Wiki

Zu vielen Projekten gibt es eine Seite in unserem Kollegiumswiki. Dort kommen die wesentlichen Informationen zu bestimmten schulischen Ereignisse wie unter anderem Projekttage, Schulfeste oder Schulöffnungen hinzu. So haben die Kolleginnen immer alle Informationen an einem Ort. 

Dateien 

Zu jedem Projekt gehören Referenzmaterialien. Darunter fallen für mich alle Dateien, die bei der Bearbeitung des Projektes notwendig sind. Da ich alle Informationen in DevonThink speichere, ist ein Link zu der zu dem Projekt passenden Materialsammlung auch ein Teil der Übersicht.  So habe ich alle Informationen griffbereit. 

NEXTCLOUD

Gibt es einen Ordner in der Nextcloud zu dem Projekt, so führt ein weiterer Link dorthin. 

KONTAKTE 

Auch die wesentlichen Kontakte sind über die Pinnwand erreichbar. 

Unbegrenzt erweiterbar

Je nach Projekt ergänze ich noch viele weitere Informationen. 

• Mindmap 
• Logbuch 
• Links
• Dateien
• Bilder 

Mein Arbeitsablauf

Durch die Pinnwände habe ich jetzt eine schöne Übersicht, die natürlich erst einmal erstellt und dann auch gepflegt werden muss.  Für jedes Vorhaben oder Projekt erstelle ich jetzt bei der ersten Planung eine derartige Pinnwand. Ich kopiere alle benötigen Links hinein und überlege mir darüberhinaus noch, welche weiteren Ressourcen ich benötige. Dies kostet natürlich etwas Zeit. Getreu dem Motto „Hast du wenig Zeit, nimmt dir am Anfang ganz viel davon“ rechnet sich diese investierte Zeit, da sie meine weitere Arbeit erleichtert. 

Ein kleiner Nachteil 

Es gibt keine iPad App. Meine Pinnwände sind gefangen in meinem MacBook, das somit zentrales Arbeitsmittel bleibt und ich etwas eingeschränkter in der Mobilität bin. Das bedaure ich etwas, da ich mit Curio auch meine Unterrichtsstunden plane. Ein Traum wäre es, wenn ich die Planung mit dem iPad einfach in den Unterricht nehmen könnte. Es gibt hier auch Zwischenlösungen. Aber das ist noch ein anderes Projekt und eine andere Fragestellung, die mich umtreibt. Habe ich eine Lösung, werde ich an dieser Stelle berichten.