DEVONthink ist sehr umfangreich und hat unglaublich viele und praktische Funktionen. Wie das meistens so ist, nutze ich im Alltag nur einen kleinen Teil davon. Aber gerade diese erleichtern mir meine Arbeit sehr. Hier meine Lieblingsfunktionen:

Versammeln

Dies ist auch schon die Kern Funktion. Wie beschrieben, hat DEVONthink eine Inbox, in der alle meine Dateien landen: Wenn ich eine Datei, egal aus welcher Anwendung, speichere, landet sie in der Inbox. Wenn ich eine Seite im Internet vermerken möchte, landet diese dort. (Dafür gibt es ein Plugin für aktuelle Browser). Wenn ich mit meinem iPad etwas einscanne, landet es auch dort. Wenn ich meinen USB Stick in den Computer schiebe, werden auch alle neuen Dokumente in den Eingangskorb gelegt. So habe ich alles immer schöne beisammen und kann es ordnen, vereinen, bearbeiten oder auch löschen.

Vorschau

Von fast (allen) Dokumenten zeigt die Software eine Vorschau, wenn ich nur auf den Titel gehe. Dies vereinfacht das Suchen beispielsweise enorm. Darüber hinaus können Textdokumente auch direkt bearbeitet werden. Ich brauche die Datei dafür nicht zu öffnen. Dies spart euch viel Zeit.

Verlinken

Wie hier schon beschrieben, hat jedes Element in jeder Datenbank in DEVONthink eine eigene Adresse mit einem eigenen Link. Damit kann man innerhalb der Anwendung Dateien miteinander verlinken. Dies nutze ich jedoch weniger. Man kann aber auch von einigen anderen Anwendungen auf Ordner oder Dokumente in DEVONthink verlinken. Dies nutze ich beispielsweise in meinem Kalender, aber auch sehr gerne in OmniFocus. So habe ich den Ordner mit den nötigen Dateien für ein Projekt mit einem Klick auf dem Bildschirm.

Vereinen

Mehrere PDFs markieren auf vereinen klicken und schon werden die Dokumente zu einem neuen zusammengefügt.

Verteilen und einordnen

DEVONthink kann auch mit AppleScript genutzt werden. Mein Lieblingsscript ermöglicht das schnelle Einsortieren von Dateien in die Datenbanken. Ich rufe es mit einem Keyboard Maestro Shortcut auf und kann dann einfach mit der Tastatur einen neuen Ort für die Datei bestimmen.

PDFs bearbeiten

DEVONthink hat auch grundlegende Funktionen zur Bearbeitung von PDF Dokumenten im Angebot. Formulare können ausgefüllt, Anmerkungen vorgenommen und andere Inhalte eingefügt werden. So brauchen PDF Dokumente nicht in externen Anwendungen geöffnet werden.
Das waren sie auch schon. Mehr Funktionen nutze ich in der Regel im Alltag nicht. Aber die beschriebenen helfen mir sehr. Wenn ihr auch DEVONthink nutzt: Was sind eure Lieblingsfunktionen? Wie vereinfacht die Software eure Arbeit? Schreibt gerne eine kurze Rückmeldung in die Kommentare.